2、待审批业务自动提醒功能。可以设定提醒时间间隔。如：业务员发送一笔采购合同给采购主管，采购主管登录到系统后，系统自动提醒有几笔代办业务（如，2笔采购合同、3笔销售合同待批）。采购主管即可直接进入相关的代办业务进行审批。
3、审批流程分几类数据
1)、未报审，即业务资料在制作者手中，没有发送出去审批
2)、 代办业务，即业务资料在本人手中。有两种状态：
未审批：本人未审批该笔资料
审批未发送：本人已审批该笔资料，但还没有发送给下一个审批员
3)、未终审，即资料是本人的，或已经过本人审批过，但还没有最终审核
4)、 已终审，即资料是本人的，或已经过本人审批过，且已最终审核
4、审批操作平台
我们把所有业务的审批都在同一个操作平台。每个具体的业务模块可以通过平台入口直接进入操作平台。操作平台中会显示业务的汇总资料，若要看详细的资料，通过各自的业务入口进入各自业务模块。
5、审批时限设置
设置审批提醒时限，资料发送到审批员后，若超过设定的审批时限（如：20小时），可以查询打印，以达到提醒各用户的作用。
二、审批过程关键点：
1、审批等级设置：
审批等级控制有两种：
(1)、单笔业务额度控制：单笔业务金额，如：等级30万元，则大于30万元需要送风险管理部审批
(2)、部门累计额度：同一客户在手业务的累计金额控制，如：90万元，则累计在手业务（在执行合同未收到的款）大于90万元需要送风险管理部审批
2、影响审批等级因素：
贸易类别：
进口、出口、内贸
合同性质：
自营或代理
自营又分：
(1)敞口：无下家客户或零售情况
(2)非敞口
结算方式：
对内结算方式：
(1)、赊销，先发货后收款
(2)、非赊销，款到发货
(3)、后T/T,收到款后对外付款（代理）
对外结算方式：
(1)、L/C
(2)、T/T
(3)、D/P
(4)、D/A
第二节 单据跟踪监控
我们这里讲的单据范围较广，有：
内部单据：成本核算表、合同、进仓单、出仓单、付款申请单、结算单
外贸单据：出口收汇核销单、进口付汇核销单、进口信用证、出口信用证
税务发票：进项发票、销项发票
银行水单：付款水单（支票、电汇单等）、收款水单
对单据的监控可以保证业务能符合国家政策安全地执行完成，达到风险管理的目的。以下介绍主要介绍外贸单据的流程，其它单据将在以下各个环节说明。
(一) 出口信用证跟踪
(1)、登记信用证详细信息，如客户名称，开证行，开证日，类别等。
(2)、业务员签收。
(3)、业务员根据信用证制作相关单证，非LC情况可以直接制作单证
(4)、财务审核确认，信用证是否与所制作单证相符
(5)、生成出口信用证跟踪表
(二) 出口发票（收汇）跟踪
(1)、出运后交单、议付，登记：发票号、交单日期、出运日期、信用证号、议付日期、议付银行、预计收汇日期、合同号、业务员、发票金额
(2)、收汇水单管理：收汇日期、收汇金额、客户、币别、外币金额、汇率、折人民币金额等
(3)、收汇分配：指定到具体的发票号：发票号、收汇分配金额
(4)、收汇申报：打印申报单：付汇国、外合同号、核销单号、交易编码、附言等信息
(5)、生成收汇跟踪表
(三) 出口收汇核销单跟踪管理
(1)、外管领单：在系统内批量新增核销单；
(2)、发放：登记核销单发放的部门和领取核销单的业务员信息；
(3)、关单录入：登记关单信息，如：报关单号、出口日期、报关金额、商品编码、名称、数量、金额等；
(4)、回单：出口后上缴核销单，填写回单日期；
(5)、核销：登记核销日期、核销金额、币别，支持从外部系统读入核销数据，节省部分工作；
(6)、退税申报：确定具体核销单是否已申报退税，未申报的核销单可进行申报预警提醒，（在退税管理中详细描述）；
(7)、生成出口核销单使用一览表。
(四) 出口税票管理
(1)、收税票：登记税票信息，如开票日期、开票单位、税务登记号、收票日期、商品编码、商品名称、数量、金额、税率、税额、合同号等；
(2)、税票和关单的配比：登记配比结果，进行退税申报；
(3)、根据已认证发票信息，系统通过导入可以自动更新税票的认证情况；
(4)、生成税票跟踪表，并能提醒是否认证、多少天还没有申报退税。
(五) 进口开证跟踪管理
(1)、开证申请。根据开证条件填写开证申请。
(2)、开证审核。开证时至少要有一张核销单，审核申请是否符合条件。
(3)、银行实际开证录入。登记实际开证的详细欣喜，如开证行、即期（或远期多少天）品名、数量、单价、金额、币别、合同号、开证日期、客户、业务员、部门等信息；并注明是否银行控货
(4)、信用证单据反馈。收到的提货通知及相关单据，财务根据信用证审核后反馈给业务员。
(5)、信用证承兑申请
(6)、付汇。根据即期或远期实际付汇（或购汇付款）
(7)、进行进口开证跟踪查询。可对开证、承兑、付汇情况进行综合查询：可以查询累计开证、累计承兑、累计付款、累计应付、开证未承兑、承兑未付款等信息
(六) 进口付汇核销单跟踪管理
(1)、领取进口核销单：登记核销单号，可批量新增；
(2)、发放：发放核销单给业务员，登记发放部门以及具体的领用人员；
(3)、回单：登记回单日期、报关资料等信息；
(4)、核销：登记核销日期、核销金额、币别，支持从外部系统读入核销数据，节省部分工作；
(5)、退税申报：确定具体核销单是否已申报退税，未申报的核销单可进行申报预警提醒，（在退税管理中详细描述）；
(6)、生成进口核销单使用一览表。
第三节 业务账管理
什么叫业务账？
首先，我们简单说明财务账。财务账是根据国家的会计制度规定制作的一套账，如实反映其财务状况和经营成果。其原始凭证是符合规定的有效单据，如：发票、付款水单、收款水单等。
业务账是根据公司内部管理规定，抽取业务主要环节制作的一套账，它不但能真实反映其财务状况和经营成果，且能准确反映业务执行情况。其原始凭证不只是财务账规定的那些单据，还可以扩展到合同、进仓单、出仓单、信用证等，只要是管理需要。
业务账同样是“账”，跟财务账的制作方法一致，都通过一套科目体系，用复式计账法生成业务账的凭证。这个方法可以明确地知道每个业务环节的来龙去脉，否则只能通过手工钩稽的方式来。
但不同的是，业务账是解释业务环节的；通过初始科目配置，业务账是自动生成的；业务账不受会计制度约束，它纯粹是为了管理目的。以下是各类流程情况下的业务账情况。
采购流程：
签定采购合同（或采购单）：
借：商品采购——A商品 1000
贷：（暂估）采购货款——A供应商 1000
进仓：
借：商品进仓——A商品 500
贷：暂估应付账款——A供应商 500
来票：
借：库存商品——A商品 500
借：应交税金——进项增值税 500*0.17
贷：应付账款 500*1.17
付款：
借：应付账款——A工厂 500*1.17
贷：银行存款 500*1.17
销售流程：
签定销售合同（或销售单）：
借：商品销售——A商品
贷：（暂估）销售货款——A客户
(合同配比)：
贷：商品采购——A商品
借：（暂估）采购货款——A供应商
出仓：
借：暂估应收帐款——A客户
贷：商品出仓——A商品
借：暂估成本——A商品
贷：商品进仓——A商品
开票：
借：应收帐款——A客户
贷：主营业务收入——A商品
贷：应交税金——销项税额
借：主营业务成本——A商品
贷：库存商品——A商品
收款：
借：银行存款
贷：应收帐款——A客户
通过这种方法来解释采购流程和销售流程，我们可以用同一种规则（科目体系）来定义指标。我们可以定义几个指标：
(1)、采购已签约、到货情况：商品采购借方发生额-商品进仓借方发生额
(2)、已到货、收票情况：商品进仓借方发生额-库存商品借方发生额
(3)、应付帐款：应付帐款的贷方余额
(4)、销售已签约、出货情况：商品销售借方发生额-商品出仓借方发生额
(5)、已出货、开票情况：商品出仓的借方发生额-主营业务收入的借方发生额
(6)、实际库存：商品进仓的借余额
(7)、应收帐款：应收帐款的借方余额
等等。
第四节 贸易流程介绍
在对贸易流程的管理过程中，系统引入“项目管理”概念，以项目号的概念来反映一个“待处理卷宗”，一个项目号可以包含多个采购合同的同时，包含多个销售合同，多个加工合同等，相当于一个“合同卷”的概念，在本“合同卷”中的多个合同不存在“以谁为住”或“以谁为辅”的概念，全部平等地从属于项目号下，充分、客观地体现此业务的处理范围、处理过程（采购、销售、加工等环节）。
(一)、贸易立项
立项是初步建立项目的过程，根据交易记录，生成项目编号，在该编号下，所有对应的合同均列入“合同卷”中，在立项过程中，能够对订单资料做详细记录，并进行成本核算，根据立项信息生成对应合同并归入相应卷宗内，对多笔项目进行计划管理，调配资源。
(二)、物流监控
对物流的监控主要通过物流管理系统进行，该系统可以帮助客户控制企业的库存情况，确保客户拥有充足的供应和最低的成本，并提高仓库的管理效率和使用效率。
(1)、入仓管理。登记进口到货、出口到货、直接进仓情况下货物的详细情况。
(2)、出仓管理。登记进口出活、出口出运情况下货物的详细情况。
(3)、库存管理。基于采购合同交货或到仓入库的货物，系统可自动统计计算库存量。
(4)、库存控制。系统设定出货必须基于已有的库存，没有入仓登记，不允许出仓，从而排除盲目进出仓造成的库存混乱（负库存），有效地把发票和具体的货物对应起来
(5)、货权控制。系统将出货和资金结算方式结合在一起，出货要受到资金结算方式（如是否是款到发货等）、客户信用额度（如只能在客户信用额度所担保的范围内出货）等的限制。
(三)、资金管理
系统对资金的管理和物流货权紧密关联，付款基于进仓，收款基于出仓。
(1)、应付款管理。包括：制作付款申请书，审批；付款计划；付款跟踪；
(2)、应收款管理。包括：应收帐款；收款认领和分配；收款跟踪；
(3)、发票管理。包括：发票申开、发票管理、开票等；
(4)、核销、退税。包括：出口（进口）退税申报、核销、退税收入登记、退税跟踪、退税分析等；
(5)、资金结算。可分别基于合同、应收应付进行不同的资金结算。
(四)、效益分析
(1)、基于应收应付数据的项目结算。以应收应付数据为基础，对实际成本、利润情况、收付款情况、业务执行情况进行横向、纵向的统计比较和趋势分析，得出该笔业务的利润、成本、损益情况；
(2)、基于实收实付数据的项目结算。以实际收付数据为基础，对实际成本、利润情况、收付款情况、业务执行情况进行横向、纵向的统计比较和趋势分析，得出该笔业务的利润、成本、损益情况。
第五节 强大查询分析功能
系统采用SQL数据库结构，配合强大的数据引擎，集信息采集、处理、分析、管理和应用于一体，对业务、财务过程中收集的数据进行挖掘分析，从不同层次不同角度反应公司运营状态，在查询分析具有两大突出功能：一、提供决策依据；二、生成适用于各类需求的报表。
查询可完全根据需要进行，可进行以下的特色查询：
(1)、联通查询。所有数据库内的数据都可进行联通查询，并能够提供数据不同环节的差异对比，例如：就付款申请书上的金额，想进行查实，系统即可提供来自业务环节的原始合同、收货环节的入仓单、发票管理的客来发票进行对比确认。
(2)、任意查询。系统可提供针对运营过程中任意环节的查询，如：贸易机会查询、贸易历史记录查询、进出仓查询、信用证查询、单据查询、核销查询、退税查询、帐务查询、资产查询等；各类查询条件可任意组合，提供组合的条件包括：部组、时间、项目号、支票号、金额、客户、银行帐户等；
(3)、合并查询。当一套系统同时存在多个分公司时，可对多个分公司下的数据进行合并处理，生成统一的报表，并对整合后的数据进行深层数据挖掘，支持对合并数据进行任意查询。
为了方便打印，所有查询结果均可导出为外部EXCEL报表格式，不仅如此，系统还可提供自定义报表分析工具，用户可对任一指定的对象进行定义公式、编制报表、以报表方式显示并打印输出用户自定义的分析对象；账证表穿透式及逐层查询功能，查询时可直接在报表中查到其明细账，并且可以直接穿透明细账查询和其相关的凭证；达到用户“所想即所见，所见即所得”的效果。 |
