基础档案 
基础档案设置的好坏，直接影响到整套系统操作、统计分析，是个很重要又容易疏忽的模块。Ship2005提供一整套严谨的基础档案管理体系，满足基础代码设置、调整的需要。

　　组织体系及权限设置
·Ship2005引入公司组织体系，最多可以按5级层次(1-2-2-2-2)来对物流公司进行分级管理，满足物流全球化的趋势要求；
·每个子公司的数据是不能相互查看，上级公司可以查看所有分公司的业绩情况；
·用户的查看范围，可以按部门设置查看本部门或指定部门，也可按单证、客服、业务员查看本人或其他人员的资料；
·全面启用树状权限管理体系，对权限设置更加细化，可以满足货代公司内部业务及费用的保密要求；
·设置了用户权限组，并且权限可以复制，方便管理员对用户权限设置和权限变动的要求。

　　客户管理
·客户档案管理：按客户类别对客户档案及联系人进行登记，动态分析老客户、新客户、丢失客户情况；
·通过对客户进行信用期间、信用额度设置与分析，并根据客户信用状况决定是否与其继续进行业务往来；
·客户访谈：记录和客户之间访谈的内容，利于掌握业务开展进度，并可在客户开发计划中制作各类市场计划，以帮助业务工作能够更加顺利有效的进行；
·标准运价、合约价维护和客户报价：自动生成报价单、报价记录跟踪、报价历史查询；
·客户投诉：可以在此处录入客户投诉记录。对于员工而言，可作为提示，以提高工作的正确性；客户经理则可以根据投诉情况，对业务人员的工作做出有效评价。

　　代码体系
·公司信息及帐户登记：可以登记多家公司信息，用于不同情况催款等报表要求；
·基础代码：引入系统代码标志，防止用户误操作，代码维护详细、明晰、标准规范，容易扩展，便于用来做EDI交换；
·多币别及变动汇率维护：引入汇率生效日期，系统自动选择有效汇率，适应汇率变动、做帐、核销等要求；
·自动编码规则：引入自动编码规则，客户可以根据自己公司的业务特点，选择是否自动编码，若为自动编码，还可以设置编码的生成规则，如：工作号、HB/L#、进仓单号等，这样有规则的编码，便于公司的业务分类，方便查询；
·两套报表体系：生成Excel和Pdf等多种通用文档，支持可视化的单证调整。


　　业务管理
业务管理支持对海、空运业务的所有环节进行动态跟踪，协助简化复杂的作业流程，减少人为操作错误，并提供各种的单证报表以适应不同的单证需求。通过高度的数据共享，业务过程产生所有数据一次输入即可重复使用，在分秒必争的国际货代作业中提升工作效率和信息准确性。  

　　集团化的业务管理
·支持跨区域的业务协作和集团化的业务统一管理；
·支持海、空运进出口业务、内贸业务管理；支持整箱与拼箱业务管理。

　　委托书管理
·对客户的委托信息、操作要求、费用预估等信息进行登记，可分别导入到出口资料和应收/应付费用中，避免数据的重复输入；
·打印进仓通知、装箱通知、拖车联系单。

　　拼箱作业
·装箱管理：简捷快速的装箱模块，自动提示所装箱子的承载最大重量、体积；
·可按多种分摊算法（计费吨、重量、体积、件数、票数）分摊主单的收入/支出；
·可以分析每个集装箱和每笔拼箱业务的利润情况；
·打印配柜清单、Cargo Manifest等拼箱报表。

　　单证处理
·支持多种单证：托运单、装箱单、船东提单、货代提单、二程通知、电放申请、电放通知、Pre alert、Shipping advise等；
·支持全打、套打两种输出模式。预设超过300种的单证格式并支持用户自定义，自动识别过滤中英文内容，以适应不同的单证需求；
·支持从出口资料到提单的拆、并单操作。

　　操作流程跟踪
·对每笔业务的接单、订舱、拖／场装、报关、签单等操作进行跟踪，方便客户服务人员操作；
·对每笔业务的操作进行统一查询调度安排，编制拖车、报关、场装等相关业务的执行计划；
·通过与拖车、报关、保税、仓储、堆场等相关软件的接口，下达业务计划，返回计划执行情况。

　　EDI与电子订舱
支持EDIFACT、EDIFICE、XML、FLATFILE等各种格式的报文，用户可用EDI 模板工具自定义EDI报文格式。支持与各大船公司、船代的电子订舱功能。可根据客户的EDI报文格式定制生成EDI或接收EDI并转换到本系统。


　　商务管理
商务管理主要提供面向业务产生的费用、单据管理。强大的费用管理体系可以满足客户各种费用管理的需要。

　　催款单管理
·可按单笔／多笔、单币别／多币别进行催款；
·支持应收款抵应付款后的余额进行催款；
·支持催款转移；
·对催款记录进行跟踪，防止费用漏催款的情况发生；支持对坏帐的处理；
·支持直接收款核销，简化财务工作。

　　报销/付款通知单管理
·为外勤人员提供应付款项生成报销单的功能，经财务审核达到实付录入和核销的双重功能；
·业务人员可以根据客户的结算要求填制付款通知书，向财务申请付款；
·通过报销／付款通知单管理，可以监控应付费用的修改和防止重复付款的发生。

　　核销单管理
对核销单的传递过程进行全面的跟踪，核销单对应的应收款项、发票的监控查询，控制未收款的回收，生成核销单领单登记表，分析处于各个阶段的核销单情况。

　　发票管理
·支持应收款抵应付款后的余额按单笔／多笔开票,提供手工开票功能，满足客户特殊需求；
·币别可相互换算开发票，如USD可换算成RMB开发票，系统提供汇率机制；
·开户行和帐号随币别实现自动选择，避免出错可能；
·发票号可以自动新增，可以实现每个开票人一人一本发票号，不会窜号；
·可提供多种报表，如：专用发票统计表、未开发费用查询表、发票未到帐查询；
·对于自动开发票，还可直接收款核销，简化财务工作。

　　国外帐管理
增强的国外帐管理(Debit/Credit Note)：可以适应各种复杂多样的国外代理之间的对帐，与应收/付费用紧密关联，并且最终可按多种条件生成带有帐龄分析的Statement。


　　财务结算
财务结算模块可协助财务部门，对应收应付进行确认，将实收实付与应收应付进行核销。并提供全面的财务数据分析，协助企业把握财务运行状况。

　　结帐、调帐控制
对每个月的业务进行结帐处理，对于结帐后的费用只能使用调帐来修改，这样便于费用的修改跟踪、利润调整的统计。

　　支持多重运价管理
支持公司给业务员的报价和船东给公司的结算价两重运价管理，只有具有结算价权限的用户才可以看到结算价和结算价利润，没有权限的用户只能看到报价。
内部费用标志，同样没有权限，则无法查看内部费用，保护公司利润的机密。

　　费用核销
简捷的操作方法进行实收／付款与应收／付款的核销，并支持各种特殊情况的处理：
一笔费用可分多次核销、人民币和美元的相互核销、相关关系人的核销、应收应付费用对抵核销、对坏帐的强制核销、引入财务费用，处理核销零星费用（银行手续费、汇兑损益）等；
方便地查询每一笔业务下的每一笔款项是否收到或付出、核销的历史记录及余额情况，并通过哪几笔实收／实付来的；每一笔的实收／实付可对应到业务上的哪几笔款项。

　　分析、查询统计
提供大量的业务和财务分析统计功能和报表，如业务分析统计、实收／付款统计、未收／未付款、帐龄分析、信用额度分析等；
分析方式多样：可以任意拖动组合分析、图例分析：



辅助管理工具
荆艺为方便用户，开发了一系列实用工具，用于协助用户完成日常财务、业务数据的交换、比对、传递工作，这些精巧灵活的增值产品，如能配合荆艺产品使用，更能为用户创造高效、快速、准确、及时的工作质量和效益，荆艺产品助客户拓展全球业务，增值系列更是为客户事业发展快马加鞭。

　　财务凭证生成器(1天=1个月)
1个月的凭证，可以在1天之内完成。
与荆艺财务管理系统无缝连接，提供与用友、金蝶等财务软件的凭证接口；可实现灵活的会计科目核算属性与业务对象的匹配；可完成财务系统客户自动新增，自动获取财务凭证号，并保持同步更新。系统支持对与会计系统间的凭证生成过程的自动检查对比，以保证凭证事务的有效与完整性。

　　 消息服务器KMS(1=2)
邮件、传真合二为一。
自动提取联系人信息，免去记忆传真号码或EMAIL；自动按照客人的联系方式选择发送FAX或EMAIL；批量发送信息；发送历史，一目了然，并且可以重发；可以对自动发送传真、电子邮件的时间间隔进行设置。

　　内部短信平台
平台集成于系统内部，用于在企业员工之间发送业务交接短信，可定时查询最新短信，其界面清晰、操作简单，方便内部消息传递，极大提高办公效率。

　　 物流电子商务平台
根据物流业务的实际需求一揽子开发的电子商务平台(域名注册、WEB和数据库空间、网页设计、.Net体系的WEB开发)，可向客户提供实时的运价查询、航线查询等最新信息；客户网上订舱，可直接查询到货物动态（如场拖情况、报关情况、装船情况、二程信息等）、核销单情况、费用情况等，并可进行网上提单核对。

·怡和船务代理（香港）公司全国各代表处
·厦门中远国际货运有限公司及全省分公司
·厦门速传物流有限公司总部、天津、青岛、上海、宁波、福州、深圳等十几家全国分公司
·厦门华商物流有限公司(保昌)及全国分公司
·飞格国际运通股份有限公司台北、香港、上海、厦门、深圳分公司
·全华士盟(UT)有限公司上海、大连、北京、天津、青岛、厦门、深圳分公司
·厦门外代国际货运公司总部、八部、福州、宁波分公司
·厦门华贸物流有限公司
·鸿达物流有限公司
·福建交通职业技术学院
·华冈物流股份有限公司(厦门、汕头、泉州、福州…)
·厦门中远物流有限公司（福建外代）
·厦门欧恩基总部、一部等几十个部门
·厦门轮船总公司国际货运代理有限公司
·厦门汉航创业股份有限公司、青岛、上海办事处；
·福建威林国运有限公司(厦门、福州)
·弘信国际物流有限公司（厦门、上海、福州）
·大顺大货运代理有限公司(厦门、福州)
·全球货运有限公司厦门、福州代表处
·厦门市乾坤元物流有限公司
·凯莱物流有限公司福州和厦门分公司
·厦门外贸国际货物运输有限公司
·福建空港货运代理有限公司厦门、福州分公司
·惠航国际货运代理有限公司厦门、福州分公司
·漳州招商局码头有限公司
·联宏运通物流(中国)有限公司厦门、福州、上海、深圳、宁波分公司
·富邦通运航运代理有限公司厦门、福州、天津、上海分公司
·世运国际货运有限公司厦门、上海分公司
·中通远洋物流有限公司厦门、福州、青岛分公司
·超捷国际物流有限公司厦门、福州分公司
·富利年国际货运代理有限公司厦门、福州、深圳分公司
·中正商航货运代理有限公司厦门、福州、深圳、上海分公司
·汕头大马运输有限公司及厦门分公司
·厦门华达航货运代理有限公司
·深圳快航国际货运有限公司厦门、上海分公司
·富邦航运有限公司
……
(排名不分先后)